De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 33 del Código del Trabajo, el Director del Trabajo fijará los requisitos y condiciones que deben cumplir los sistemas electrónicos de asistencia.
La Dirección del Trabajo, ante solicitud de cualquier interesado que desee desarrollar un sistema de asistencia electrónico ya sea para su uso propio o bien para comercializarlo, se pronunciará si el sistema se ajusta o no a los requisitos que se fijaron.
La Dirección del Trabajo ha regulado los requisitos que deben cumplir los sistemas de asistencias electrónicos mediante Resolución N° 38 de 26 de abril de 2024, que Establece Requisitos Obligatorios Y Procedimiento De Autorización Para Los Sistemas Electrónicos De Registro Y Control De La Asistencia Y Determinación De Las Horas De Trabajo, debiendo en la actualidad regirse por esta resolución la autorización de todo sistema de asistencia electrónico.
El artículo 33 del Código del Trabajo, establece 3 registros de asistencia a saber, el libro de asistencia, el reloj control con tarjetas de registro y los registros de asistencias electrónicos, siendo cualquiera de estos el que el empleador puede habilitar, salvo las situaciones especiales en que se aplique algún sistema especial autorizado por la Dirección del Trabajo.
El empleador puede optar por cualquiera de estos mecanismos de asistencia, estableciendo la Dirección del Trabajo en sus pronunciamientos que  en la misma instalación, faena o sucursal que el empleador tenga solo podrá operar un tipo de registro de asistencia y no coexistir 2 o los tres, es así por ejemplo que si la empresa es una empresa productiva no podría tener libro de asistencia para el personal administrativo y reloj control para el personal de producción, toda vez que todo el personal presta servicios en el mismo establecimiento, sin embargo sí podría implementar reloj control en la casa matriz y libro de asistencia en cada una de sus sucursales o faenas que tengan en otras direcciones, este criterio del ente fiscalizador estuvo vigente por varios años, sin embargo este criterio ha cambiado desde la emisión del Dictamen N° 2927/058, de 28.12.2021, estableciéndose que en el caso de que un empleador implemente un registro de asistencia electrónico, este deberá ser único para toda la empresa, debiendo implementarlo en todas sus instalaciones o faenas.
La Dirección del Trabajo en Dictamen 81/02, de 01.02.2024, nos indica que el empleador debe mantener sólo un sistema de registro y control de asistencia y horas de trabajo para su personal, sea libro de asistencia (en el número suficiente para que se lleve adecuadamente), relojes controles en cada una de sus instalaciones, sistema de asistencia electrónico, el cual debe ser el mismo en cada una de sus instalaciones, en el caso de teletrabajo y trabajo a distancia, el empleador debe implementar el mismo sistema de asistencia que utiliza para los trabajadores que realizan sus labores en las dependencias de la empresa, no correspondiendo la implementación de un sistema distinto.
Es de suma importancia que los empleadores tomen en cuenta el actual criterio de la Dirección del Trabajo para no verse expuesto a sanciones por parte de la entidad fiscalizadora.
La única excepción a la utilización de un único sistema de asistencia, está dada por la implementación de sistemas especiales de asistencias para determinados trabajadores, como ocurre con la libreta de conducción de los choferes de carga terrestre interurbana, el sistema especial de asistencia para choferes y auxiliares de transporte interurbano de pasajeros u otros que ya mencionamos, caso en los cuales se establece que la empresa podrá tener más de un sistema de asistencia, dado que se ha establecido un sistema de asistencia especial para una determinada actividad. 
El empleador puede implementar el número de registros de asistencia que estime conveniente para dar cumplimiento a la obligación de controlar la asistencia de sus trabajadores, pudiendo así a vía de ejemplo implementar 2 o más reloj control para que el personal de las diferentes áreas de trabajo registre su asistencia.
Respecto de los sistemas de asistencia electrónicos, es de suma importancia tener presente algunas materias que veremos a continuación:
 
CERTIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE USO

La implementación de sistemas de control de asistencia electrónicos será válida en la medida que se dé íntegro cumplimiento a los requisitos establecidos por la Dirección del Trabajo, no requiriéndose autorización alguna de la Dirección del Trabajo para su utilización por parte de los empleadores.
Sin embargo, es importante tener presente que el sistema que la empresa desee implementar debe cumplir íntegramente con los requisitos fijados por la Dirección del Trabajo, por lo que el sistema debe ser revisado y visado a través de un Ordinario emitido por el Departamento Jurídico de dicha repartición pública, por lo que si el sistema no cuenta con dicho pronunciamiento su empleo no se ajusta a lo dispuesto en esta materia por la Dirección del Trabajo, pudiendo el empleador ser sancionado por no llevar registro de asistencia válido.
Todo sistema de asistencia electrónico debe ser certificado, certificación que tiene una duración de 2 dos años contados desde la fecha de emisión del respectivo Ordinario, por lo que los empleadores que los utilicen deben siempre estar pendientes de que su sistema se encuentre con las certificaciones respectivas y con la autorización vigente de la Dirección del Trabajo, respecto de los sistemas de asistencia que cuentan con la autorización de la entidad fiscalizadora, estos pueden ser revisados en su sitio web:
 https://www.dt.gob.cl/portal/1626/w3-article-124477.html
De acuerdo a la información disponible, durante los meses de marzo y abril del presente año, hay más de 20 sistemas que dejarán de tener vigente su autorización, por lo que todo empleador que esté utilizándolo debe ver con su proveedor de sistema, que el sistema sea debidamente validado, para evitar incurrir en infracciones.
Es importante aclarar que el pronunciamiento que emite la Dirección del Trabajo, solo se limita a señalar que el sistema revisado cumple con los requisitos exigidos por dicho servicio, por lo que en materia laboral se podrá comercializar dicho sistema y podrá ser utilizado por cualquier empleador o empresa, sin embargo esto no inhibe las facultades de fiscalizar que nuestro ordenamiento jurídico le entrega a dicha institución, por lo que el correcto funcionamiento de estos sistemas, como así también el que estén al día en cuánto a las marcaciones de las horas de entrada y salida, como la correcta realización de la sumatoria semanal o por ciclos de trabajo, serán materias que los funcionarios fiscalizadores de la Dirección del Trabajo pueden revisar en los procedimientos de fiscalización y de detectarse anomalías o irregularidades aplicar las sanciones respectivas. 
 
IDIOMA A UTILIZAR AL IMPLEMENTAR ESTOS SISTEMAS
La Dirección del Trabajo respecto al idioma que debe utilizarse en las plataformas, sus manuales, reportes, tutoriales y todo otro documento relacionado con los sistemas de registro y control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, deben encontrarse en idioma castellano y considerar la terminología técnica utilizada en Chile.
 
SUMATORIA SEMANAL DEL REGISTRO DE ASISTENCIA
Se debe tener presente que, al implementar un registro de asistencia de tipo computacional, se debe cumplir con que:
Que el registro esté al día en las horas de entrada y salida del personal
Que las horas de entrada y salida sean marcadas por el propio trabajador.
Que dichas horas de entrada y salida sean las efectivas o reales.
Que se encuentre sumando semanalmente.
La implementación del registro de asistencia electrónico o computacional, no libera al empleador de realizar la sumatoria semanal de la asistencia de los trabajadores, debiendo por lo tanto el empleador arbitrar las medidas necesarias para dar cumplimiento a estas obligaciones y evitar la aplicación de sanciones administrativas por parte de la Dirección del Trabajo, las que se aplicarán según los parámetros anteriormente señalados.
De acuerdo a lo señalado por la Dirección del Trabajo, si bien los empleadores deben hacer la sumatoria semanal de la asistencia del trabajador, con el objetivo de determinar si se cumplió con la jornada pactada o bien existen atrasos o inasistencias que descontar o bien el pago de sobretiempo, no se exige que dicha sumatoria sea firmada por los trabajadores, como así tampoco el mantener copia firmada por estos, como prevé el mencionado artículo 20 del Reglamento 969 de 1933, quedando dicha obligación solo respecto de los libros de asistencia y las tarjetas de los relojes controles.
Si se tiene implementado un sistema electrónico de asistencia, la sumatoria de la jornada semanal, bisemanal o excepcional que se realice por cada trabajador debe estar disponible como un reporte del sistema para efecto de fiscalizaciones o bien cuando el trabajador lo requiera.
Los comprobantes de las marcaciones diarias que el trabajador realice, como así también la sumatoria del registro de asistencia, que debe realizar el empleador de forma semanal o por ciclo de trabajo en caso de sistemas especiales de jornada, deben ser enviadas al correo electrónico personal del trabajador, que haya entregado a su empleador Para estos fines, sólo en situaciones excepcionales, se podrá utilizar un correo corporativo creado por el empleador.
 
REGULACIÓN DEL SISTEMA DE ASISTENCIA ELECTRÓNICA EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LAS EMPRESAS.
Debemos tener presente que las obligaciones y prohibiciones a las que estarán afectos los trabajadores en cuanto a la correcta utilización del registro control de asistencia, como así las reglas, procedimientos, y normas relativas a la utilización y cuidado de los sistemas y sus componentes, deben ser establecidas en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad del empleador. 
En el caso de que el empleador no esté obligado a tener reglamento interno de orden higiene y seguridad por tener menos de 10 trabajadores permanentes, las normas señaladas anteriormente se establecerán en los contratos individuales de trabajo o sus anexos.
Lo señalado precedentemente se aplica para los procedimientos, protocolos, flujos o plazos asociados a cambios de clave, modificaciones de correos electrónicos, u otras materias que digan relación con el sistema electrónico implementado.
De acuerdo a lo señalado por la Dirección del Trabajo y de conformidad a las normas del Código del Trabajo, resulta improcedente que el empleador sancione a un trabajador por el uso incorrecto del sistema o sus componentes si tal conducta no ha sido recogida previamente en la normativa interna de la empresa y debidamente comunicada a los trabajadores de esta.
Conforme a lo anterior en el reglamento interno de orden higiene y seguridad que el empleador tenga implementado, debe establecen a lo menos:
Las características y tipo de registro de asistencia que se utilizara.
La forma de hacer el enrolamiento de los trabajadores.
Cuál será la forma primaria y la secundaria de identificación al momento de registrar su asistencia, es decir, cuál de ellas deberá ser la utilizada regularmente por los dependientes, y cuál será un respaldo en caso de no poder registrar acciones con la principal, por ejemplo, la primaria o principal puede ser la biométrica y la secundaria algún tipo de clave o tarjeta con banda magnética, como son las de identificación.
La obligación de registrar diariamente las horas de entrada y salida.
La forma de registrar ese ingreso o salida.
La prohibición de registrar la asistencia de otros trabajadores.
La realización por parte del empleador de la sumatoria de las horas semanales de trabajo o bien por ciclo como ocurre en el caso de jornadas excepcionales o bisemanales en uso.
Si es necesario la obligación de portar diariamente las tarjetas de identificación que permitirán marcar las horas de entrada o salida, como así mismo la prohibición de que otro trabajador utilice la tarjeta personal asignada.
La forma de entregar y cambiar el correo electrónico personal del trabajador que se utilizara para efecto del sistema de asistencia.
Si el sistema utiliza algún tipo de clave para que el trabajador acceda al sistema la forma en la que se dará la clave inicial y el procedimiento para cambiarla.
Dado que la obligación de implementación del registro de asistencia es responsabilidad del empleador, los costos asociados a la implementación y mantención de este no le pueden ser traspasados al trabajador, es por ello que si la empresa utiliza tarjetas de identificación que permiten mediante dispositivos electrónicos el registro de la asistencia de los trabajadores, sea mediante tarjetas con código de barras, cinta magnética o chips incorporados, resulta improcedente que los trabajadores financien ya sea en parte o en su totalidad el costo de ellas, o la reposición de dichas tarjetas, todavía cuando su deterioro o extravío de la tarjeta sea responsabilidad del trabajador, lo mismo ocurre con los sistemas de asistencia que se implementan vía aplicaciones que se instalan en dispositivos electrónicos como son los Smartphone.
 
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN EL USO DEL SISTEMA DE ASISTENCIA
El empleador tiene la obligación de implementar un sistema de asistencia electrónico y en forma previa a su puesta en marcha tiene la obligación de capacitar a todos los trabajadores afectos a dicho sistema.
 
USO DE CORREO ELECTRÓNICO DE LOS TRABAJADORES
Para la utilización de sistemas de asistencia electrónico, es esencial que los trabajadores entreguen a su empleador un correo electrónico personal para que a dicho correo se le envíen las mortificaciones y reportes que el sistema genere, como son las marcaciones diarias, la sumatoria semanal, las alertas en caso de errores u otras.
Solo en caso de negativa del trabajador a proporcionar un correo electrónico personal se podrá habilitar un correo corporativo o empresa para enviar la información antes mencionada.
Sobre este punto la Resolución N° 38 dispone:
Artículo 34º. Correos electrónicos. Para garantizar todos los derechos asociados a la publicidad de la información, acceder a los comprobantes de marcación y, en general, recibir todas las notificaciones del sistema, resultará esencial que cada trabajador mantenga registrado en la plataforma un correo electrónico.
La obligación señalada en el inciso anterior no se dará por cumplida con el uso de mensajes de texto (SMS) u otras formas similares de comunicación.
34.1) Origen de los correos electrónicos: El correo electrónico que usará el sistema para comunicarse con el trabajador, podrá ser:
a) Provisto voluntariamente por el trabajador en su contrato individual, o anexo de éste. Esta siempre será la primera opción.
b) Si un trabajador no quisiera entregar una cuenta de correo electrónico privado, el sistema podrá crearle una para estos efectos, pero siempre deberá corresponder a plataformas gratuitas y abiertas, tales como; Gmail, Yahoo!, etc.
En este caso, el trabajador siempre podrá requerir posteriormente que se reemplace esta cuenta por una entregada por él.
La entrega de esta cuenta de correo, así como la recepción de las credenciales de acceso por parte del trabajador deben constar por escrito en el contrato de trabajo o un anexo de este.
Será obligación del empleador instruir claramente al trabajador para que modifique la clave de acceso una vez que haya ingresado a la cuenta con el objeto de que asuma su control.
34.2) Reglas de uso de los correos electrónicos de los trabajadores:
a) Los correos electrónicos asociados a los sistemas siempre deberán encontrarse bajo el control de los trabajadores lo cual no obsta a que, además, las mismas notificaciones o informaciones puedan ser remitidas por el empleador a cuentas corporativas, respecto de las cuales este último posee las facultades de eliminación o suspensión.
b) Los trabajadores deberán tener siempre la posibilidad de modificar las cuentas de correo electrónico asociadas al sistema. El procedimiento que describa los pasos necesarios para realizar el cambio de una cuenta deberá constar en el reglamento interno de la empresa o, en los contratos individuales de trabajo, o en un anexo de ellos.
c) Los trabajadores podrán entregar para los efectos señalados en el presente artículo cuentas de correos electrónicos de terceros -familiares, por ejemplo-.
El empleador dará por cumplida su obligación con la incorporación de dichas cuentas al sistema, no siendo responsable por los inconvenientes que los trabajadores pudieran tener posteriormente para acceder a la información.
d) Los trabajadores tendrán el derecho de modificar su cuenta de correo electrónico privado en el sistema todas las veces que lo estimen pertinente, no ajustándose a la presente resolución exenta la imposición de trabas o procedimientos que inhiban tal facultad.
e) Será responsabilidad del trabajador informar a su empleador de cualquier situación que le impida recibir los correos electrónicos del sistema, debiendo, si fuera necesario, modificar su cuenta. Lo anterior, dice relación, por ejemplo, con la no recepción de correspondencia electrónica por haber superado la capacidad de almacenaje de la cuenta o haber olvidado la clave de acceso.
f) Será responsabilidad de los empleadores y prestadores tomar todas las medidas necesarias para que las comunicaciones electrónicas no sean bloqueadas o calificadas como correos basura.
g) Por tratarse de datos personales, los correos electrónicos privados de los trabajadores deberán ser eliminados del sistema de acuerdo a lo señalado en el artículo 57º. La misma medida deberá adoptarse con los correos corporativos cuando el dependiente deje de prestar servicios en la empresa y la cuenta fuere nominativa.
 
Artículo 12º. El envío de los comprobantes de marcación se ajustará a las siguientes reglas:
a) Los sistemas deberán entregar automáticamente al trabajador un comprobante de cada operación realizada.
b) Los comprobantes de marcación deben ser enviados a los trabajadores al correo electrónico personal que el sistema registre de acuerdo a lo señalado en el artículo 34º. Lo anterior no obsta a que opcionalmente, además, las plataformas envíen la misma información mediante aplicaciones de mensajería instantánea u otras formas de comunicación electrónica.
c) Los comprobantes de marcación enviados por correo electrónico deben tener un formato imprimible.
d) Los correos electrónicos deberán ser remitidos a los trabajadores de forma automática, utilizando para ello cuentas de correo de “sistema”, vale decir, no nominativas.
e) El sistema deberá velar por que no existan dos trabajadores con correos electrónicos idénticos para los efectos de remitir los comprobantes de marcación. Dicha situación debe ser controlada al realizar el proceso de carga de los datos del trabajador en la plataforma.
f) Cuando la marcación la realizare un trabajador puesto a disposición por una empresa de servicios transitorios el sistema, además del comprobante automático del dependiente, generará un segundo correo electrónico, con la misma información, el cual será enviado a la EST.
De este modo, las empresas de servicios transitorios siempre tendrán en su poder la información de la asistencia y jornada de sus trabajadores, aunque ellos utilicen los sistemas electrónicos de registro control de asistencia de las compañías usuarias.